週次報告・実施報告書のキホン

今回は、キャンペーン期間中に提出する週次報告（以下、週報）やキャンペーン終了後に提出する実施報告書についてご紹介します。
週報や実施報告書はキャンペーンの特性に合わせて作成しますが、今回は一般的な報告書の作りについて解説します。

週報の基本項目

まず、週報では1週間のキャンペーン動向を集計・集約した内容を報告します。
週報の集計項目は、もちろんキャンペーンの特性によってことなりますが、基本的な項目は「日毎応募件数」「日毎問い合わせ件数」となります。

応募件数はキャンペーンの特性に合わせて集計する項目が異なり、問い合わせ件数は電話・メールの問い合わせ内容別によって集計します。
以下が標準的な項目です。

＜応募件数集計項目＞
・店舗別集計
・賞品コース別集計
・応募口数別計、…etc
 
＜問い合わせ内容集計項目＞
・キャンペーン概要について
・キャンペーン応募方法について
・当選・賞品発送について、…etc

週報の提出タイミング

キャンペーンの集計する項目にもよりますが、基本は月曜日～日曜日の間を集計します。
週報の提出のタイミングは集計項目数によって変動しますが、基本は翌週の月曜日に提出します。

実施報告書の内容

また、キャンペーン終了後には、定期の提出曜日に関係なく最終報告を行います。
キャンペーンの応募入力項目（＝取得項目）毎に様々な切り口をもって集計を行います。
入力項目にアンケートが有る場合は、設問毎にその結果をまとめます。

実施報告書はキャンペーンを実施して、期待通りの成果があったか、予想していた動向とのギャップはあったか等、良くも悪くも実施の結果を表すものです。
その結果は応募者の属性、動きや心理を知るために有効なものであり、次回の施策に生かす大切な材料にもなります。
主な集計項目には、以下のようなものがあります。
 
＜応募時の入力項目＞
・居住地域（都道府県/市区町村）　
・年代（年齢）　
・性別
・購買店舗
・レシートの購買内容
・アンケートの回答（使用目的、使用者、購入回数、ご意見・ご要望etc）
 
＜LPサイト・WEBフォーム＞
・アクセス数　
・セッション数　
・ユニークユーザ数
・LPサイトからWeb応募フォームへのコンバージョン率

実施報告書の作成のポイント

報告書はプレゼンテーション資料と同じと考えていいでしょう。
プレゼンテーションの語源は英語の「present（プレゼント）」で、動詞としては「提示する」「示す」「進呈する」という意味があります。
相手への贈り物であるならば、ただ単に集計結果を掲載すればいいわけではありませんよね。
 
このグラフ形式でいいのか、色は見やすいか、考察コメントは適切で分かりやすいか等、受け手にとって受け取りやすい内容であるかの視点を持ちながら作成しましょう。
また、実施報告書は最終的にプリントアウトして確認すれば、モニター上では見つけられなかった誤字脱字、数字の間違い等に気づくことができます。

まとめ

・週次報告はキャンペーンの経過、状況を把握するもの
・実施報告書はキャンペーンを振り返り、次回のキャンペーンへつなげるためのもの

 
当社ではこれまでに多岐に渡るキャンペーン運営を代行して参りました。
週次報告書・実施報告書ともに、キャンペーンの特性にフィットした切り口で作成しますし、予め提出前にサンプルをご提示することも可能です。
 
是非一度、お気軽にお問い合わせください。
引き続き、「キャンパケ」をどうぞよろしくお願いいたします。