キャンペーン事務局 年間委託のメリット

「1年間、まるっと外注したい」というニーズ

年間のプロモーション計画があり、大まかいつどのようなキャンペーンを打つかが決まっている場合、主催企業のご担当者様としては、

　「電話受付やWebサイト、抽選や景品発送まで、まるごと1社に委託できないか」

　「できるだけ手間なく、“あ・うん”の呼吸でやってもらえる外注先がベスト」

　「年間予算が決まっているので、グロスで請け負ってもらいたい」

と、考えられるのではないでしょうか。

年間10本、20本あるキャンペーンを、その都度委託先を選定して、かつコールセンターはこの企業、Webサイトはここ、発送業務はあそこ、と発注することは、非常に骨が折れます。

そもそも、社内リソースが不足してしまう可能性もあります。

1年を通じて一緒に伴走してくれる信頼できる委託先に出会えたなら、それはとても幸運なことです。

先述のご担当者様の希望も叶うかもしれません。

手前味噌ながら、ここ最近、当社では「年間でキャンペーン業務を請け負ってもらえないか」というお声がけをいただく事が増えてきました。

当社としては非常に有難い限りお話で、お持ちの実施計画や予算感などを伺い、話を進めさせていただいています。

通年で委託する場合のメリット

では、 年間で外部委託する場合、 キャンペーン主催企業様にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

主催企業様と委託業者間での様々な条件の下で、想定する全てのメリットを最大化できるとは限りませんが、例えば以下のような事が挙げられるでしょう。

①コスト低減

受託業者とすれば、年間で業務を請け負うということは、リソースの調達も年単位で計画し、試算することができます。

例えば、コールオペレータ、事務スタッフといった人的リソース、Webサイトのサーバや抽選プログラム等の設備ソースです。

どんな業種でも言えることですが、年間である程度の受注数量が見込める場合には、調達においてスケールメリットが出せることがあります。

また、コールセンターのFAQや集計表、Web応募フォームや抽選プログラムといったものはフォーマット化し流用を可能とする事で、毎回イチから作成する場合と比較すれば、コストを削減することができるしょう。

②ナレッジの蓄積

委託業者としては月を重ねるごとに作業工程や手順がフォーマット化され、業務自体が標準化されていきます。

各工程の従事者も経験を重ねることで、業務特性によるルール、注意点、求められる品質といった部分の理解が深まり、作業効率も向上していくでしょう。

また、主催企業様と委託業者の相互理解が進むにつれ、やりとり事態もスムーズになっていくため、 コミュニケーションコストが下がります。

主催企業様としては、いわゆる「手が掛からなず楽ができる」という状態ですね。

この状態になれば、年間委託のメリットを肌で感じることができるのではないでしょうか。

③PDCAサイクルが機能する

単発の業務委託でないため、前回のキャンペーン運営での課題について検討、改善し、次のキャンペーンに活かすといったPDCAを回し続けることができます。

毎回委託先を変えた場合には、主催企業様では改善サイクルを回すことは可能ですが、委託業者側ではゼロベースからのスタートになります（前回他業者での反省点を共有した上でのスタートは当然可能です）。

長期を通じてパートナーとなることで、共通の視点を持って課題を抽出する事ができ、いかに業務フローを円滑にし、一般消費者の満足度を上げられるかを検討することができるでしょう。

委託先の選定で大切なこと

年間委託の業者選定には、単発案件の発注と比べれば、より慎重な判断が必要です。

1年間付き合う相手ですから、当然ですよね。

例えば、

　・十分な業務実績があるか（業界、手法）

　・リソースは十分か、又は調達能力があるか

　・セキュリティ体制は確立されているか

　・一連の業務プロセスを一括して委託可能か（一括で委託したい場合）

などです。

できれば、委託前に実際に相手先を訪問して現場を視察したり、セキュリティチェックシートで体制を確認したりしてから決定することをおすすめします。

キャンパケでは、スポット企画だけでなく、もちろん年間でのご依頼も承っています。

次年度のプロモーション計画を立てられた後には、是非一度お問い合わせください！