キャンペーン事務局　個人情報の取得～廃棄

「キャンペーンをしたいけど、個人情報を取り扱うのが不安」「キャンペーンが終了したあとの個人情報の廃棄ってどうしたらいいの」といったお声をいただくことがあります。
今回は個人情報の取り扱いについてご紹介します。
参考にしていただければ幸いです。

【まず、個人情報とは】

そもそも個人情報とはどのような情報なのでしょうか。
 
「個人情報保護法」では、「個人情報」を次のように定義しています。
 
『生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述などによって特定の個人を識別できるもの（他の情報と容易に照合することができ、それによって特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）、または個人識別符号が含まれるもの。』
 
氏名や住所だけでなく、生年月日その他の記述などによって特定の個人を識別できるものは全て、個人情報となります。

【キャンペーンの個人情報はどうやって取得するの】

個人情報取得方法は大きく2つあります。

①ハガキ応募

キャンペーン専用ハガキや市販のハガキにお客様が情報を記入

②専用WEBフォーム応募

専用応募フォームを利用してお客様に情報を入力

取得した個人情報は、当社では取得した個人情報を以下のように取り扱っています。

 ＜応募ハガキの場合＞

応募ハガキは入退室を制限、管理しているセキュリティ区画にて保管します。入手した日付、コース等の単位で識別できるよう区分し、案件毎に整理しています。

＜データの場合＞

WEBフォームで取得した各種電子ファイルは、特定の当社従業員が社内PCからのみ利用可能なように制限を行っています。
またWEBサーバは、アクセスログ取得と有人による監視・サポートを24時間365日休むことなく行っております。
 
個人情報を扱うにあたっては、管理責任者を立てることも必要です。
個人情報の利用者には十分な教育、監督を行いましょう。

【取得した個人情報の廃棄】

キャンペーンで取得した個人情報の廃棄をもって完了と言えます。
当社では、以下の流れで廃棄処理を進めています。
 
①廃棄許可申請書を発行（クライアント様に提出。承認をいただく）
↓
②個人情報廃棄実行
・ハガキ等の紙媒体…シュレッダーで破砕、その後溶解
・電子ファイル…データ抹消専用ソフトでの抹消
↓
③廃棄報告書、エビデンスを発行（クライアント様に提出）
 
廃棄する際には、紙媒体、電子ファイルとも廃棄のエビデンスは必ず残しましょう
また、廃棄証明書には、廃棄対象の内容・数量（容量）、実行日時、実施担当者等を記します。
応募ハガキ等の紙媒は、実際にシュレッダーしている現場写真があるといいでしょう。

 
当社ではISO27001（ISMS：情報セキュリティマネジメントシステム）の登録認証を取得し、お預かりした個人情報を管理しています。
これまで13年間、多数のキャンペーン事務局を運営代行して、セキュリティ事故は0件！
 
「個人情報の取り扱いに不安を感じる」
「しっかり廃棄までしてほしい」
 
という販促ご担当者さまは、是非一度お気軽に「キャンパケ」にお問い合わせください。
引き続き、「キャンパケ」をどうぞよろしくお願いいたします。