事務局運営マニュアルの作成ポイント

■事務局運営マニュアルって何のためにあるの？

事務局運営マニュアルを作成する目的は主に2つあります。

１， スムーズにキャンペーン運営を行うため

２， 業務委託の場合、実施前に主催企業と事務局代行企業との間で、

運営に係る内容について合意する

キャンペーンの開始にあたっては、各業務工程において「この場合、どうすれば・・・」といった課題が出てきます。

それら課題の解消を含めて、キャンペーンの進行スケジュールや消費者からの問い合わせに備えた応酬話法等を定めておくことで、予め関係者全員が共通認識をもってキャンペーンをスタートすることができます。

■事務局運営マニュアルってどんな事が載っているの？？

①  企画概要

進行する業務の大元となるキャンペーンの基本情報です。

キャンペーン名・期間・内容・応募条件・応募方法等のキャンペーン内容をとりまとめて記載します。

②  進行スケジュール

キャンペーンが始まる準備段階から

キャンペーン終了～賞品発送までのスケジュールを記載します。

いつ、誰が、どんな工程を行うのかを可視化することで、

関係者間での共通認識を図ることができます。

工程の抜け漏れや、日程の勘違い等を無くす意味でとても重要です。

③  応募規約

キャンペーンにはさまざまな決まり事があり、キャンペーン毎の応募規約が必要です。

応募者と主催企業間でのルールを明文化し公表することで、

応募～賞品発送、個人情報廃棄までの一連のプロセスにおいて、双方のリスクを最小化できます。

④  個人情報の取り扱い

キャンペーンでは切っても切れないのが、個人情報の取り扱いです。

確実に管理・運用するためにマニュアルには管理体制にはセキュリティ体制や管理方法を記載し、

ルール化します。

⑤  連絡体制図

平常時はもちろん、トラブル発生時の連絡体制図を整備しておきましょう。

誰から誰に報告を行い、誰が意思決定し指示を行うのか、

報告ルートと指揮命令の流れを定めておくことは、安定したキャンペーン運営に繋がります。

⑥  問い合わせFAQ

FAQとはいわゆる「よくある質問」です。

想定質問と回答を事前に用意しておくことで、消費者に対してスムーズなご案内ができます。

また、イレギュラーと思われる問い合わせまでを予め想定しておけば、

迅速かつ適切にオペレーションを行うことができます。

⑦  賞品梱包手順

キャンペーンによって賞品は様々であり、それぞれに梱包内容と方法が異なります。

必要な梱包資材や、作業手順を予め定めておくことで、梱包・発送作業の品質を標準化し、

ミス・事故のない発送を行うことができます。

■まとめ

・マニュアルはキャンペーン関係者全員の共通認識を図るツール

・実施～賞品発送までの全工程において備えを持つ

・トラブル時の対応にも有用となる情報も踏まえる

事務局運営マニュアルは、キャンペーン運営に必要な要素全てをとりまとめたものです。

誰がどう見ても、認識を共通化できる内容であることが重要です。

項目に過不足なく作成して、スムーズで安定した運営を実現しましょう。

今回は、事務局運営マニュアルについて基本的な内容をご紹介しました。

当社では企業様のご要望によって内容を追加・変更して作成させていただきます。

是非一度お気軽に「キャンパケ」にお問い合わせください。

引き続き、「キャンパケ」をどうぞよろしくお願いいたします。

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