キャンペーン事務局　実施プロセス解剖

キャンペーンを実施するにあたり、事務局を運営する事になったとして、事務局では一体どのような工程、作業があるのか。

事務局を社内に設置する、外部委託するに関わらず、工程・作業を理解しておくことで、自ずと事務局の機能も見えてきます。

今回はキャンペーン事務局の実施プロセスについて、ご紹介します。

キャンペーン実施前

進行スケジュールの作成

まず、肝心なのが全体スケジュールの把握です。

キャンペーンの実施前、実施中、実施後で大きくフェーズに区切り、必要なタスクをスケジュールに落とし、「誰が、いつ、何を」を可視化します。

主催企業、協力会社（業務委託先）、消費者といったステークホルダーの各視点で、実施に必要なタスクを共通化することが先決です。

1つのキャンペーンの中でも「コールセンター」「LPサイト」「販促POP」など複数の要素ある場合がほとんどですので、各要素ごとにスケジュールを組む必要があります。

問い合わせ用電話ダイヤル・メールアドレスの設定

消費者からの問い合わせ対応を行う場合、電話・メールで受付窓口を持つのが主でしょう。

コールセンター設置の場合には、専用ダイヤルの手配・設定、問い合わせ専用メールアドレス設置の場合には、ドメインの決定・取得、メールアドレスの各種設定が必要です。

また、問い合わせ期間開始前にはテストの実施は必須です。

電話であれば受電・架電のテスト、メールであれば送信・受信のテストを行い、正しく運用が開始できることを確認しましょう。

事務局スタッフの確保

コールセンター、またはメール問い合わせ対応、事務局内での事務処理等に必要なスタッフをアサインします。

この時点で、事務局運営に必要な人員数が確定していることが前提です。

現有人員で賄う、もしくは派遣社員の採用等、状況に応じて手段を選択し確保しましょう。

マニュアルの作成

事務局運営に関わる全員が共通の情報と認識が持てるよう 、キャンペーンの概要、運営・連絡体制図、問い合わせ対応Q＆Aなどをまとめたマニュアルを作成します。

マニュアルは必ずキャンペーン開始前に完成させ、これを用いて、コールオペレータ等消費者対応を行うスタッフに対し事前研修を行います。

報告帳票の作成

実施期間中の応募数、LP・応募フォームPV数、問い合わせ数の推移を報告するための帳票のひな形を作成します。

予め報告項目を決定しておき、取得すべき数値、必要な表現を形にしましょう。

実施期間中の動向把握は、仮に初動が芳しくなった場合に訴求方法をテコ入れするなど、軌道修正の必要有無の判断にも繋がります。

キャンペーン実施中

応募数・問い合わせ数の集計

Web・ハガキ・SNSといった各応募チャネルでの応募状況を抽出し、集計を行います。

開始当初は日次で応募推移を確認し、以降は週次で状況を把握するなど、必要とするタイミングで応募状況を把握しましょう。

消費者からの問い合わせ対応

消費者からの問い合わせについては、件数とともに内容を把握することが重要です。

消費者の生の声にタイムリーに対応することは、キャンペーン成功のための重要な要素です。

例えば、応募方法や条件についての問い合わせが多ければ、WebやSNS、店頭などの告知物をより分かりやすく表現に修正するなどの手当に繋げましょう。

キャンペーン実施後

抽選作業

応募締切後には応募者データ、又は応募ハガキ現物等に対し、抽選を行います。

コース毎の当選本数に応じてデジタル又はアナログで抽選を行い、抽出した応募者に対し応募条件をクリアしているかの確認を行います。

抽選に関しては、以下のブログでご紹介しているので、是非こちらもご覧ください。

＜過去のお役立ちブログをチェック！＞

●vol.8「厳正なる抽選」の現場より 

https://www.campake.com/blog/13

●vol.34　抽選ノウハウ、お教えします。

https://www.campake.com/blog/55

送り状ラベルの出力

当選者が確定したら、次は景品発送の準備です。

ゆうパック、ヤマト宅急便、簡易書留など、景品内容に合った発送方法に応じて、送り状ラベルを印字・出力します。

ハガキ応募キャンペーンの場合には、当選者の個人情報（郵便番号、住所、氏名、電話番号など）を入力しデータ化しておく必要があります。

景品の梱包・発送

梱包・封入に必要な資材は予め用意しておきましょう。

資材は主に、封筒・ダンボール・緩衝材・当選通知状・送り状ラベルなどです。

また、封入・梱包の手順は標準化を目的に文書化することで、作業者の人為的ミスを未然に防ぐことができます。

実施報告書の作成

キャンペーン実施後に最も重要なのは、実施の反響を測定・検証し、次の施策に繋げることです。

実施報告書はキャンペーンの通知簿であり、取得した情報を集計して考察します。

項目の例としては、以下が挙げられます。

・応募数の日毎推移

・問い合わせ件数の日毎推移

・問い合わせの内容、傾向

・応募者属性（性別、年齢、居住地域など）

・LP、Webフォームの日毎アクセス数

・各種アンケート内容の集計

個人情報の廃棄・抹消

そして最後が個人情報の破棄です。

必要な保管期間が過ぎた時点で、確実に廃棄・抹消しましょう。

当社では、応募ハガキや書類はシュレッダーで破砕した上で溶解、応募者データ等の電子ファイルは専用の抹消ソフトでの処理を行います。

また、個人情報の破棄後には、廃棄・抹消のエビデンスとともに破棄報告書を発行します。

今回のまとめ

今回は、キャンペーン事務局で行うために必要なタスクについてご紹介しました。

全ての工程について、キャンペーン実施前の工数（所要日数、人員数）を設計しておくことが肝心です。

キャンパケではISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）に準拠したセキュリティ体制の下で、一連の工程を委託いただけます。

社内リソースの確保に不安がある場合には、以下のお問い合わせフォームより気軽にお問い合わせください。