キャンペーン賞品 入庫・梱包・発送の作業ノウハウ

キャンペーン事務局運営の終盤において、重要な工程となるのが、「当選賞品の発送」です。

最近ではデジタルインセンティブを賞品とするキャンペーンも増えてきていますが、

現物賞品のキャンペーンもまだまだ多くあります。

無事にお客さまの手元に賞品をお届けするためには、

作業工程上、注意すべき点がたくさんあります。

その注意を怠ると…

・届いた賞品に破損があった

・当選賞品と異なる賞品が届いた

・賞品の内容物が不足してる

などの事態が発生します。

お客さまからのクレームはもちろん、せっかくの当選も台無しになってしまいます。

賞品入庫後は速やかに検品を！

まず、賞品が手元に届いたら速やかに検品を行います。

・賞品内容に間違いはないか

・賞品個数に不足はないか

・賞品に汚損・破損はないか、…等

検品作業を怠ると、

発送直前になって「賞品個数が足りなかった」や「賞品が汚れている」ことに気が付いても

リカバリーできず、予定通りの発送ができないというトラブルに陥ります。

入庫後すぐに賞品の状態、個数を確認しておけば、

万が一不良が発生した場合でも、出荷予定日に間に合うように良品の再調達等を行えます。

また、検品後に賞品を適切に保管・管理することも大切です。

当選本数が多い（数百、数千レベル）、又は賞品サイズが大きくかさばる場合には、

事前に保管スペースを確保しておきましょう。

因みに、当社では自社物流倉庫を備えているため、大量ロットの賞品でもスペースが確保でき、

発送までの間、賞品を管理・保管することが可能です。

作業指示書によりミスの無い梱包を！

ミスなく確実な梱包作業を行う上で準備しておくと良いものは「作業指示書」です。

作業指示書には、梱包資材や発送形態、同梱物などの詳細や梱包手順等を明記します。

また、賞品が複数種ある場合は、賞品ごとにそれぞれの作業指示書を作成します。

例えば、賞品が10コースあるキャンペーンであれば、作業指示書も10通り作成しておくことで、

同梱物の取り違えや梱包ミスの発生リスクを抑えることができます。

作業指示書は以下の点を留意して作成することが大切です。

・正確な基本情報（梱包物の内容<賞品、当選通知状、取扱説明書など、点数、出荷日など）

・具体的な作業指示（梱包方法、作業手順など）

・誰が見ても理解できる表現（新人、ベテラン問わず作業スタッフが実行可能）

つまりは、指示書さえあれば、誰が作業しても同じ品質を担保できる事が鍵になります。

当社での作業指示書は、必ず社内で内容承認を得てから、梱包作業を行っています。

また、当選賞品がチケット等の場合は、作業証跡・クレーム対策として、

「誰に」「何を」送ったかを記録しておくため、封緘前に封入状態の撮影を行っています。

送りっぱなしではいけません！肝心な賞品発送後のフォロー

キャンペーン事務局業務は、賞品発送がゴールではありません。

当選者の手元に無事賞品が届いたかの確認も大切な業務の１つです。

宅配便や書留、メール便等発送方法にもよりますが、

追跡番号から配達状況を確認することが出来るため、賞品発送の翌日から確認作業を行います。

配達時にご不在で賞品をお受け取りいただけなかった場合、

お客さまにて再配達の日時設定をしていただければ良いのですが、

実際にはそうでないケースも結構あります。

当社では、賞品をお受け取りいただいていないお客さまに電話やメールでご連絡して、

発送先に間違いがないか、または受け取りの可否について確認させていただいております。

最後の1件が配達完了するまで、配達状況の確認を実施します。

今回のまとめ

・早期かつ入念な検品により不良、不足を回避する

・品質の標準化のため、作業指示書を作成する

・発送後の着荷確認により、最後の1件まで管理する

賞品入庫から発送まで、工程の１つ1つは基本的な内容ですが、どれもが気が抜けない作業です。

基本的なことを手順通りに確認・実行して作業品質を保つことで、

お客さまに賞品を確実にお届けできるのです。

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「大量賞品の保管スペースを確保できない」

「人手が不足していて、賞品梱包・発送を頼める委託先を探している」

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というお悩みがありましたら、お気軽にお問い合わせください。

引き続き、『キャンパケ』をよろしくお願いいたします！

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